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ProActivity
ProActivity es un conjunto de módulos configurables y 100% adaptables que permiten la gestión y mantenimiento de activos. La base de toda la gestión es el módulo de BlackPen.
¿Por qué usar ProActivity con BlackPen?
Son muchas las organizaciones y empresas que tienen como parte de su actividad diaria la intervención de su personal en:
- Instalaciones propias y de terceros
- Realizar revisiones, propias y de terceros
- Reparaciones
- Mantenimientos predictivos
El perfil de empresa usuaria de ProActivity es muy diverso, pero como grandes agrupaciones podemos identificar a:
- Empresas de instalaciones (de cualquier tipo)
- Empresas de construcción
- Empresas de mantenimiento de infraestructuras públicas o privadas
- Empresas de mantenimiento de mobiliario urbano
- Empresas de mantenimiento de maquinaria
- Empresas de mantenimiento de equipos(de cualquier tipo)
- Empresas de mantenimiento de parques y jardines
¿Quieres un caso práctico?
Pues aquí lo tienes:
Tamaño empresa: 15 empleados (10 en movilidad).
Actividad: Mantenimiento de instalaciones de climatización.
Los 10 técnicos de la empresa ACME realizan los mantenimientos de distintas instalaciones de frío industrial, principalmente de supermercados.
Dentro del periodo marcado deben visitar a los centros asignados y realizar inspecciones que deben quedar recogidas en un acta de inspección o visita, donde se verifica qué elementos se han revisado, cuál es su periodo útil, etc. Las actas de este tipo de revisiones son muy importantes a la hora de reclamar el posible mal funcionamiento de aparatos muy costosos en periodo de garantía y, además, son necesarias en determinados elementos por su relación con la aparición de bacterias como la Legionella.
Problemática:
Una vez realizada la inspección es necesario recopilar toda esa información. Son unos 50 partes diarios, 250 semanales, 1000 mensuales, en los que se utiliza mucho tiempo administrativo en recopilar los tiempos invertidos, piezas utilizadas, desplazamientos, etc.
Eso implica que, desde que se realiza la inspección, existe un promedio de 3 semanas de demora hasta su incorporación a los sistemas de gestión, ya que existe una gran carga administrativa y los técnicos pasan toda la semana fuera de las instalaciones.
Hasta que estos datos no se incorporaran manualmente en la aplicación de gestión:
- No se puede generar la correspondiente factura por la actuación del servicio de mantenimiento.
- En el caso de resolución de problemas en los que tienen que intervenir otros grupos de trabajo, no tienen constancia de las cosas que ya resolvieron los equipos anteriores y la única solución es la llamada telefónica.
- Puede que el cliente llame interesándose por la resolución de su problema, pero al estar la información todavía pendiente de introducirse en el sistema, no se le puede ofrecer una solución rápida y efectiva a su demanda. De nuevo, la alternativa es llamar al técnico para una nueva comunicación sobre el estado de la resolución de su caso.
Solución que aporta el uso de BlackPen
El operario de mantenimiento realiza las mismas operaciones de siempre:
- Usa el mismo formulario en papel
- Donde deja constancia de su intervención
- Material empleado
- Tiempo empleado en la operación o desplazamiento
- Constancia de la firma del responsable de validar la intervención al finalizar la visita
- En ese mismo instante, cuando el director de ese centro firma el parte de actividad, toda la información está disponible en el sistema de gestión de la empresa que realiza el mantenimiento de los equipos, disponiendo, por ejemplo, de datos tan valiosos como:
- Copia del documento original, pudiendo generar la factura
- Horas invertidas en esa actuación (conocimiento de rendimiento y actuación por empleado)
- Materiales empleados
- Datos relativos a la información de uso de las máquinas
- Petición de piezas de repuesto en el caso de ser necesario (acumulación de pedidos a un mismo fabricante, mejor precio y estudio de las piezas que más averías tienen)
- Posibilidad de procesar el pedido directamente al fabricante
- Posibilidad de solicitar actuación inmediata de un segundo equipo, mejora en la planificación de los grupos de trabajo
- Posibilidad de saber en cada momento donde están
- Posibilidad de asignarles tareas urgentes extras en función de su posición o grado de disponibilidad
Como resumen, los puntos clave serían:
- Disminución del trabajo administrativo
- Mejora de la productividad
- Reducción de costes
- Disminución del tiempo de facturación desde la actuación
